Effektives Delegieren: Wie Führungskräfte ihre Teams stärken und die Leistung verbessern

Zusammenfassung:

Effektives Delegieren hilft Führungskräften, Überlastung zu reduzieren, Mitarbeiterfähigkeiten zu entwickeln und die Teamleistung zu verbessern. Indem sie die richtige Arbeit den richtigen Personen zuweisen und die entsprechende Entscheidungsbefugnis teilen, bauen Führungskräfte Vertrauen auf, stärken die Eigenverantwortung und schaffen Wachstumschancen, während sie gleichzeitig Zeit und Gedankenaustausch für strategischere Aufgaben schaffen.

Die besten Führungskräfte sind Meister im Delegieren. Warum? Sie wissen, wie sie ihre Teams in die Lage versetzen können, ihre Arbeit zu erledigen und gleichzeitig Möglichkeiten für Mitarbeiter zu schaffen, sich weiterzuentwickeln. Bei einer effektiven Delegation geht es nicht nur darum, Aufgaben zu teilen. Es geht darum, Vertrauen aufzubauen, Fähigkeiten zu entwickeln und den Menschen die Verantwortung für sinnvolle Arbeit zu übertragen. Wenn Führungskräfte lernen, wie sie Arbeit effektiv delegieren können, schaffen sie stärkere Teams, bessere Leistungen und eine engagiertere Belegschaft.

Der Bedarf an effektiver Delegation war noch nie so groß wie heute. DDI-Untersuchungen haben ergeben, dass Delegation die effektivste Führungskompetenz zur Vorbeugung von Burnout ist, aber nur 19 % der aufstrebenden Führungskräfte zeigen starke Delegationsfähigkeiten. In der Zwischenzeit berichten 71 % der Führungskräfte von erhöhtem Stress und 54 % sind besorgt über Burnout, so der Global Leadership Forecast von DDI. Da die Anforderungen an Führungskräfte weiter steigen, ist effektives Delegieren nicht nur eine Produktivitätsfähigkeit. Sie ist unerlässlich für den Aufbau widerstandsfähiger Führungskräfte, stärkerer Teams und nachhaltiger Leistung.

Was ist Delegieren?

Kurz gesagt, Delegieren bedeutet, die richtige Arbeit den richtigen Personen zuzuweisen. Das Delegieren von Arbeit umfasst sowohl die Aufteilung von Aufgaben als auch die Entscheidungsverantwortung, um das Engagement anderer zu erhöhen, Ergebnisse zu beschleunigen und Fähigkeiten aufzubauen.

Beim delegierenden Führungsstil, einem der vier Führungsstile des situativen Führungsmodells, teilen Führungskräfte Autorität und Verantwortung mit ihren Mitarbeitern. Dieser Ansatz unterstreicht die Bedeutung der Delegation in der Führung und die Schaffung von Möglichkeiten für andere, einen Beitrag zu leisten und zu wachsen.

Was hält Führungskräfte davon ab, zu delegieren?

Es mag den Anschein haben, dass es auf diese Frage eine offensichtliche Antwort gibt: Führungskräfte können unmöglich die ganze Arbeit selbst erledigen. Deshalb haben sie ein Team, um es zu vervollständigen.

Viele Führungskräfte zögern jedoch, zu delegieren, vor allem, wenn sie neu in ihrer Rolle sind. Was Führungskräfte davon abhält, zu delegieren , kann eine ganze Reihe von Dingen sein. In einigen Fällen leiten sie vielleicht ein Team von Menschen, die früher ihre Kollegen waren, und sie fühlen sich unwohl, wenn sie eine Autoritätsposition gegenüber denjenigen einnehmen, mit denen sie einst zusammengearbeitet haben. 

In anderen Fällen sind sie vielleicht einfach daran gewöhnt, das Arbeitstier des Teams zu sein. Viele Führungskräfte werden in ihre Rollen befördert, weil sie Leistungsträger sind. Sie sind bereit, jede Aufgabe anzunehmen und helfen immer einem Teammitglied. Infolgedessen haben sie das Gefühl, dass sie sich ihrer Verantwortung entziehen, indem sie die Arbeit an jemand anderen weitergeben.

Es kann auch sein, dass sie ihrem Team einfach nicht vertrauen . Leistungsstarke Führungskräfte können manchmal Perfektionisten sein, die Schwierigkeiten haben , Aufgaben auf operativer Ebene loszulassen , um sich stattdessen auf das große Ganze zu konzentrieren. Überraschenderweise ist dies ein häufiger Stolperstein auf allen Ebenen, von neuen Managern bis hin zur C-Suite. 

Führungskräfte können auch mit Verletzlichkeit zu kämpfen haben, weil sie sich unter Druck gesetzt fühlen, alle Antworten zu haben. Effektives Delegieren hängt jedoch von Vertrauen ab, und Vertrauen beginnt mit Verletzlichkeit. Indem sie offen zugeben, dass sie nicht alle Antworten haben, und die Mitarbeiter befähigen, Verantwortung zu übernehmen, zeigen Führungskräfte Vertrauen in ihre Teams und bauen im Gegenzug Vertrauen auf. Unsere Daten zeigen, dass das Vertrauen in unmittelbare Manager in nur zwei Jahren von 46 % auf 29 % gesunken ist . Eine effektive Delegation kann dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter wiederherzustellen, indem sie den Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringt, die Zusammenarbeit fördert und Möglichkeiten für Wachstum und Entwicklung schafft. 

Die Kosten des Nicht-Delegierens

Die Zurückhaltung von Führungskräften beim Delegieren ist mit hohen Kosten verbunden. Wenn Führungskräfte mehr Arbeit übernehmen, werden sie überfordert und gestresst. Sie können sogar komplett ausbrennen und aufhören. Der Global Leadership Forecast von DDI unterstreicht die wachsende Belastung von Führungskräften. Einundsiebzig Prozent berichten von einem deutlich höheren Stressniveau als zu Beginn ihrer jetzigen Position, und nur 30 Prozent geben an, dass sie genug Zeit haben, um ihre Aufgaben mit der erforderlichen Tiefe und Sorgfalt zu erfüllen. Unter den gestressten Führungskräften sind 54 % besorgt über Burnout, und 40 % haben erwogen, ihre Führungspositionen ganz aus diesem Grund aufzugeben.

Gleichzeitig ist wahrscheinlich auch ihr Team frustriert. Sie haben weder das Gefühl, dass sie genug beitragen, noch haben sie die Autorität, ihre Arbeit so zu erledigen, wie sie es für richtig halten. Sie werden sich wahrscheinlich entweder zurückziehen oder anfangen, ihren Lebenslauf für eine andere Rolle aufzupolieren.

Wie Führungskräfte andere durch Delegation befähigen können

Führungskräfte, die wissen, wie man effektiv delegiert, gehen über die Erledigung einer Aufgabe hinaus. Sie erkennen, dass die Befähigung und Entwicklung der Mitarbeiter wichtige Ergebnisse der effektiven Delegation von Arbeit sind. Und das führt zu einigen wichtigen positiven Ergebnissen:

• Teammitglieder sind kreativer und erzielen mit 3,9-mal höherer Wahrscheinlichkeit innovative/kreative Ergebnisse.
• Teammitglieder ergreifen mehr Initiative und gehen mit 4,2-mal höherer Wahrscheinlichkeit über ihre Stellenbeschreibung hinaus.
• Teammitglieder erbringen bessere Leistungen und werden mit 2,2-mal höherer Wahrscheinlichkeit als Leistungsträger eingestuft.
• Das Team hat höhere Standards und hat mit 1,9-mal höherer Wahrscheinlichkeit hohe Leistungsstandards.

Durch die Delegation entstehen auch Entwicklungsmöglichkeiten, die für die Mitarbeiterbindung immer wichtiger werden. Unsere Untersuchungen zeigen, dass Talente mit hohem Potenzial mit 3,7-mal höherer Wahrscheinlichkeit das Unternehmen verlassen, wenn ihr Vorgesetzter nicht regelmäßig Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Durch das Delegieren sinnvoller Arbeit helfen Führungskräfte den Mitarbeitern, neue Fähigkeiten aufzubauen, Selbstvertrauen zu gewinnen und sich auf zukünftige Aufgaben vorzubereiten, während sie gleichzeitig das Engagement und die Bindung an das Unternehmen stärken.

Mitarbeiter fühlen sich oft zufriedener in ihrer Rolle, wenn sie mehr Autorität haben, was wiederum die Wahrscheinlichkeit verringert, dass sie das Unternehmen verlassen. Die meisten Mitarbeiter gedeihen in einem Umfeld, in dem sie mehr Freiheit haben, sich weiterzuentwickeln. Diese Art von Umfeld kann sie dazu bringen, in ihrer Karriere schneller zu wachsen, was auch sehr befriedigend sein kann.

Natürlich besteht die Gefahr, dass Führungskräfte möglicherweise zu viel delegieren. Woran erkennst du, dass du zu viel delegierst? Möglicherweise sehen Sie ein erschöpftes und verwirrtes Team, das sich möglicherweise gegen zugewiesene Arbeit sträubt. Sie werden auch feststellen, dass die Mitarbeiter Fristen für die Erledigung der Arbeit verpassen. Oder sie haben so viele Fragen zu ihren Projekten, dass sie einfach ins Stocken geraten und keine Motivation mehr haben, sie zu Ende zu bringen. Wenn Führungskräfte eines dieser Anzeichen bemerken, sollten sie mit ihrem Team über ihre Bedenken sprechen und eine Neuzuweisung von Projekten oder die Sicherung weiterer Ressourcen in Betracht ziehen.

Wann sollten Führungskräfte delegieren?

Ein wichtiger Teil der effektiven Delegation besteht darin, zu verstehen, wann es zu tun ist. Eine gute Führungskraft weiß beispielsweise, wann sie Aufgaben an einen Mitarbeiter im Team delegieren muss, von dem sie bemerkt, dass er einen Vertrauensschub gebrauchen könnte. Und eine bessere Führungskraft weiß, wie man für Chancen delegiert. Aber was bedeutet das?

Anstatt immer die gleichen Superstars mit wichtigen Projekten zu beauftragen, gibt der Teamleiter jedem im Team regelmäßig die Chance, anspruchsvollere Aufgaben zu übernehmen. Die Führungskraft macht sich viele Gedanken darüber, wer Chancen erhält, und berücksichtigt bei der Zuweisung von Aufgaben die Fähigkeiten, Entwicklungsbedürfnisse, Motivatoren und die Verfügbarkeit jeder Person.

Führungskräfte müssen auch überlegen, was sie nicht delegieren sollten. Zum Beispiel sollten sie niemals Dinge delegieren, die mit den Kernaufgaben einer Führungskraft zusammenhängen, wie z. B. Vergütungs- oder Leistungsentscheidungen. Sie sollten auch niemals etwas delegieren, was gesetzliche oder geschäftliche Vorschriften nicht zulassen.

Aber das lässt immer noch eine Menge Grauzone. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen können, wenn Sie entscheiden, ob Sie eine Aufgabe delegieren möchten.

Was Sie beachten sollten, bevor Sie Arbeit delegieren

Delegieren muss über das bloße Zuweisen einer Aufgabe hinausgehen. Es muss mit Bedacht und mit der richtigen Balance der Führungsausrichtung geschehen.

Folgendes sollten Sie beachten, bevor Sie Arbeit delegieren:

1. Was ist der gewünschte Output? Wie wird die erledigte Aufgabe aussehen? Wie werden Sie beurteilen, ob es gut abgeschlossen ist oder nicht?
2. Was ist die Bedeutung der Aufgabe? Wie wichtig ist diese zugewiesene Aufgabe für das Team? Wie wichtig ist diese übertragene Aufgabe für das Unternehmen?
3. Delegieren Sie Autorität angemessen? Welche wichtigen Entscheidungen müssen während des Projekts getroffen werden? Wird die Person oder das Team die Befugnis haben, wichtige Entscheidungen zu treffen?
4. An wen sollten Sie die Arbeit delegieren? Wer hat die Fähigkeiten, diese Arbeit zu erledigen? Wer hat die Motivation? Gibt es jemanden, der sich für die Arbeit interessieren könnte, die Sie vorher noch nicht in Betracht gezogen haben? Was sind die Vorteile für die Person, die diese delegierte Aufgabe ausführt?
5. Wie kann die Arbeit geteilt werden? Werden Sie ein Treffen abhalten, um Ideen zu generieren oder die Aufgabe mit der Person weiter zu definieren? Wie sieht der Delegationsprozess aus? Wurden klare Erwartungen geweckt?
6. Wie werden Sie die Ergebnisse der von Ihnen delegierten Aufgaben bewerten? Wie werden Sie auf dem Weg dorthin Feedback geben ? Wie stellen Sie sicher, dass die Kriterien dafür klar sind, wie Erfolg aussieht?

Wenn die Führungskraft Schwierigkeiten hat, diese Fragen zu beantworten, sollte sie neu bewerten, ob die Aufgabe tatsächlich delegiert werden sollte.

Wie können Führungskräfte ihre Mitarbeiter befähigen?

Während wir bereits über die Vorteile der Befähigung von Führungskräften gesprochen haben, stellt sich die Frage, wie eine erfolgreiche Führungskraft ihre Mitarbeiter befähigen kann. Nun, eine Möglichkeit besteht darin, Aufgaben effektiv zu delegieren. Die Befähigung der Mitarbeiter durch sinnvolle Arbeitsaufgaben trägt dazu bei, Selbstvertrauen, Fähigkeiten und Engagement aufzubauen. Aber Führungskräfte sollten auch immer Respekt vor den Mitarbeitern zeigen und die Kommunikationswege offen halten.

Wenn Menschen das Gefühl haben, dass sie gehört, geschätzt und verstanden werden, fühlen sie sich auch eher engagiert und befähigt, gute Arbeit zu leisten, auch wenn das bedeutet, dass sie auf dem Weg dorthin ein paar Fehler machen. Erfolgreiche Führungskräfte sind Meister des Delegierens und Meisters darin, Schlüsselprinzipien für eine effektive Kommunikation anzuwenden .

Führungskräfte befähigen ihre Mitarbeiter, indem sie den richtigen Personen die richtigen Möglichkeiten zuweisen. Die Leistungsspannung, die durch die Zuweisung von Aufgaben entsteht, die die Fähigkeiten der Mitarbeiter überfordern, ohne sie zu überfordern, ist der Sweet Spot, den Führungskräfte anstreben sollten. Herausfordernde Arbeit hilft den Mitarbeitern, neue Fähigkeiten und Selbstvertrauen aufzubauen und gleichzeitig engagiert und motiviert zu bleiben.

Eine effektive Führungskraft kann die Fähigkeiten und die Motivation einer Person auf die entsprechende Aufgabe abstimmen. Und diese gemeinsame Arbeit muss auch mit dem richtigen Maß an Eigenverantwortung und Entscheidungsbefugnis in Einklang gebracht werden, damit die Person wachsen und ein paar Fehler machen kann, ohne den Schwung zu verlieren.

Was Führungskräfte beim Delegieren falsch machen

Viele Führungskräfte haben die besten Absichten, wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren, nur um dann durch unterdurchschnittliche Delegationsfähigkeiten zurückgehalten zu werden. Hier erfahren Sie, was Führungskräfte falsch machen, wenn sie eine Aufgabe delegieren. Und hier sind einige Möglichkeiten, wie sie lernen können, wie sie besser delegieren und ein Team von befähigten Mitarbeitern aufbauen können:

1. Führungskräfte drücken kein Selbstvertrauen aus und befähigen ihre Mitarbeiter nicht. Stattdessen können Manager durch den Aufbau ihrer Mitarbeiter und die Nutzung von Wertschätzung zum Abschluss von Delegationsgesprächen Vertrauen in ihre Mitarbeiter aufbauen.
2. Führungskräfte erstellen keinen Plan, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen. Vor allem bei komplizierteren Aufgaben können Führungskräfte ihre Mitarbeiter nicht ohne Anweisung losschicken und erwarten, dass die Aufgaben erledigt werden. Führungskräfte müssen ein Gespräch mit der Person führen, in dem beide Parteien einen Folgeplan besprechen und vereinbaren, um den Fortschritt sicherzustellen.
3. Führungskräfte delegieren nur administrative Aufgaben und überlassen strategischere oder übergeordnete Aufgaben sich selbst. Teammitglieder wollen und müssen herausgefordert werden, um zu wachsen und sich in ihrer Arbeit zufrieden zu fühlen. Führungskräfte müssen allen ihren Mitarbeitern die gleichen Chancen geben, übergeordnete Aufgaben zu bewältigen und neue Fähigkeiten zu entwickeln. Führungskräfte müssen auch Unterstützung bieten, um ihnen bei der Erledigung der Aufgaben zu helfen.

Das Fazit? Auch wenn es schwierig sein kann, richtig zu delegieren, besteht die Gefahr, dass ein Team von unzufriedenen Mitarbeitern entsteht, wenn man überhaupt nicht delegiert, was ein enormes Bindungsrisiko darstellt. Die Einstellung von Führungskräften, die nicht wissen, wie man Arbeit delegiert, ist ebenfalls ein großes Risiko.

Der Zusammenhang zwischen Delegation und Eigentum

Letztendlich ist eine effektive Führungskraft auch gut darin, die Eigenverantwortung der Mitarbeiter für ihre Arbeit zu fördern. Aber was ist Eigentum und wie hängt es mit der Delegation zusammen? Von Eigenverantwortung spricht man, wenn eine Person nicht nur für die Erledigung der Aufgabe, sondern auch für das Denken dahinter verantwortlich ist. Wie können Führungskräfte also ihren Mitarbeitern helfen, die Verantwortung für delegierte Aufgaben zu übernehmen? Hier sind drei Möglichkeiten:

• Führungskräfte sollten die Teammitglieder ermutigen, die Unterstützung zu identifizieren, die sie benötigen, um Aufgaben von Anfang an zu erledigen.
• Führungskräfte sollten niemals davon ausgehen, dass die Person den besten Ansatz kennt, um die Aufgabe zu erledigen. Führungskräfte sind dafür verantwortlich, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie Fragen zu delegierten Aufgaben stellen können, ohne sich zu schämen oder ein Gefühl der Unzulänglichkeit zu haben.
• Führungskräfte sollten niemals die Verantwortung zurückübernehmen, nachdem sie eine Aufgabe delegiert haben. Sie sollten es dem Mitarbeiter ermöglichen, die Aufgabe zu erledigen, damit er anfangen kann, Vertrauen aufzubauen, auch wenn es etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt. Dieses Lernen auf dem Weg dorthin ist so wertvoll für die Mitarbeiter.

Wenn Führungskräfte nach dem Delegieren die Eigenverantwortung schützen, gewinnen die Mitarbeiter das Selbstvertrauen und die Verantwortung, um ihr Bestes zu geben.

4 Vorsichtsmaßnahmen für die Delegation

Es gibt auch einige vorsichtige Überlegungen, wenn es darum geht, Verantwortung zu delegieren. Selbst ein Manager mit hohen Delegationsfähigkeiten kann während des Delegationsprozesses auf einige Herausforderungen stoßen. Das bedeutet aber nicht, dass Delegationen überhaupt nicht stattfinden sollten.

1. Sie werden nicht immer eine perfekte Ausrichtung haben. Sie werden wahrscheinlich Fehler machen, wenn es um zugewiesene Aufgaben geht. Führungskräfte sollten es akzeptieren, Fehler zu machen, zumal das Lernen immer noch stattfindet. Schließlich lernen Führungskräfte mehr über die Fähigkeiten ihres Teams.
2. Möglicherweise müssen Sie Menschen entwickeln, schulen und motivieren. Wer hat gesagt, dass Delegation einfach ist? Niemand. Manager müssen sich anstrengen, um den Menschen etwas beizubringen und ihnen viele Möglichkeiten zu geben, das Gelernte in die Praxis umzusetzen.
3. Delegationen fordern sowohl Sie als auch die Teammitglieder heraus. Siehe den Punkt oben. Herausforderungen sollten von beiden Seiten angenommen werden. Die Teammitglieder sollten nicht die einzigen sein, die lernen und sich weiterentwickeln.
4. Wenn nicht alle aus ihrer Komfortzone heraustreten, delegiert eine Führungskraft Aufgaben nicht genug. Lernen und Innovation entstehen, wenn jeder im Team (einschließlich des Managers) anspruchsvolle Aufgaben hat.

Wie die Personalabteilung effektive Führungskräfte aufbauen kann

Der Bedarf an stärkeren Delegationsfähigkeiten ist Teil einer umfassenderen Herausforderung bei der Entwicklung von Führungskräften. DDI-Daten zeigen, dass 83 % der HR-Organisationen erwarten, dass die Nachfrage nach neuen Führungsfähigkeiten in den nächsten fünf Jahren steigen wird, aber viele wichtige Führungsqualitäten sind nach wie vor unterentwickelt. Unternehmen, die in eine gezielte Führungskräfteentwicklung investieren, sind besser in der Lage, Führungskräfte mit den Fähigkeiten auszustatten, die sie benötigen, um Arbeitsbelastungen zu bewältigen, Talente zu entwickeln und effektiv durch Veränderungen zu führen. Diese Bemühungen können auch die Delegation für Manager auf allen Ebenen des Unternehmens verbessern.

HR-Teams sollten in Programme und Kurse zur Entwicklung von Führungskräften investieren, die Managern nachweislich helfen, positive Verhaltensänderungen am Arbeitsplatz zu erreichen. Und wenn im Vorstellungsgespräch Fragen für eine Führungsposition gestellt werden, sollte die Personalabteilung überlegen, wie sie am besten an die Wurzel der Delegationserfahrung eines Bewerbers gelangen kann, um festzustellen, ob er effektiv delegieren kann.

Zu lernen, die Arbeit loszulassen, kann eine Herausforderung sein, insbesondere für leistungsstarke Führungskräfte, die aufgrund ihres eigenen Fachwissens vorangekommen sind. Der Erfolg einer Führungskraft wird jedoch nicht daran gemessen, wie viel Arbeit eine Führungskraft persönlich erledigen kann. Es wird daran gemessen, wie effektiv sie andere entwickeln, um erfolgreich zu sein. Effektive Delegation hilft Führungskräften, ihre Wirkung zu steigern, indem sie stärkere, fähigere Teams aufbauen.

Wie können Sie Ihren Führungskräften beibringen, wie sie Arbeit gut delegieren können? Schauen Sie sich die Leadership-Kurse von DDI zum Thema Delegation an.

Matt Hodges ist Praktiker für Industrie- und Organisationspsychologie (I/O), DDI-Berater, Leadership Facilitator und Coach.